Forçado a tornar-se virtual

Quase da noite para o dia, os seis membros da equipa do Mecanismo de Reparação Independente (MIR) do Green Climate Fund (GCF) deslocaram-se de Songdo, Coreia do Sul, onde o GCF tem a sua sede, para as suas cidades de origem em Espanha, África do Sul, Áustria, Ulsan na Coreia do Sul e nos EUA. Este foi o resultado de o GCF ter pedido ao seu pessoal não essencial para trabalhar remotamente a partir de casa (seja na Coreia ou dos seus países de origem) devido ao acentuado aumento dos casos Covid-19 na Coreia do Sul. De repente, a equipa MIRfoi forçada a trabalhar remotamente e "virtualmente" para manter o MIRaberto aos negócios.

Aqui falamos das oportunidades e desafios que um MIRvirtual apresentou e de como a equipa MIRreagiu. À medida que a pandemia de Covid-19 se espalha pelo mundo, outros mecanismos de responsabilização e reparação enfrentarão situações semelhantes. Esperamos que este comentário possa fornecer algumas lições e perspectivas contínuas sobre o que preparar e como lidar com a pandemia. Talvez, assim que a equipa MIRse reagrupar na Coreia, possamos escrever uma actualização para que os nossos leitores tenham uma imagem mais completa das nossas experiências.

Reunião praticamente

Durante as últimas três semanas, viemos a aprender algumas lições importantes sobre como gerir eficientemente um MIR virtual. Começámos por nos reunir diariamente durante uma hora, a uma hora que era conveniente para a maioria, mas não para todos. Estar espalhado pelo mundo desde as Américas até ao Extremo Oriente, encaixar num horário conveniente para todos era um desafio. As chamadas diárias começaram como sendo relatórios sobre o trabalho do dia anterior. No entanto, as regras GCF exigem que o pessoal compile um relatório semanal escrito de trabalho remoto para os seus gestores. Os relatórios diários e semanais tornaram-se demasiado onerosos e por isso convertemos a chamada diária numa chamada para a resolução de problemas em toda a equipa. Qualquer membro da equipa poderia levantar uma questão que requer consultas e resolução de problemas em toda a equipa. Esta mudança melhorou consideravelmente o moral, bem como a utilidade da chamada virtual diária. A chamada virtual diária também ajuda os membros da equipa a verem-se e a ouvirem-se diariamente e a permanecerem ligados e a sentirem-se como uma equipa.

Fazer o melhor

Os membros da equipa também acham que trabalhar a partir de casa lhes dá mais flexibilidade para organizar o seu tempo de trabalho. Podem dividir o tempo de trabalho em duas ou três faixas de tempo e intercalá-lo com tempo de recreio ou tempo familiar. Trabalhar sozinho à distância revela-se stressante para alguns membros da equipa, mas estar com a família tem sido, para a maioria da equipa, uma bênção numa altura de stress. O GCF ofereceu e encorajou o pessoal a utilizar um serviço de aconselhamento gratuito se se sentirem deprimidos ou stressados. Além disso, os membros da equipa falam com o chefe do MIRe uns com os outros em vídeo-conferências virtuais um-a-um, para que o trabalho seja feito e para reduzir o stress de trabalharem sozinhos. Um grupo da WhatsApp também permitiu à equipa falar em conjunto ou individualmente uns com os outros. Do mesmo modo, os membros da equipa na África do Sul puderam ligar-se virtualmente a organizações da sociedade civil daquele país como parte do MIRoutreach. A presença nos seus países de origem permitiu também a alguns membros da equipa encontrar-se pessoalmente ou virtualmente com outros profissionais da área e expandir a rede melhor do que a da Coreia. Por exemplo, vários mecanismos de responsabilização e reparação das Entidades Credenciadas GCFencontram-se em Washington DC e arredores e o chefe do MIRconseguiu reunir-se com o pessoal destes mecanismos sobre questões comuns e de colaboração.

Opções de realocação de equipas

Uma opção que a equipa considerou cedo foi mudar-se para um local comum, livre do vírus COVID-19, alugar um apartamento e viver e trabalhar a partir daí. No entanto, esta ideia foi abandonada porque viver juntos durante muito tempo pode ter levantado questões pessoais imprevisíveis e teria colocado a equipa num país estranho, com pessoas que falam uma língua estrangeira, sem apoio familiar e sem familiaridade com o sistema de cuidados de saúde. Além disso, não havia garantias de que o vírus não se propagasse também a esse país. Parecia que os custos compensavam os benefícios de uma tal medida. Dois membros da equipa estão sediados na África do Sul, uma vez que tinham lá as suas casas. Esta revelou-se uma situação fortuita, na medida em que ambos puderam reunir-se regularmente e trabalhar em conjunto em MIR. Dois outros membros da equipa reuniram-se recentemente na Áustria, de modo a poderem mesmo trabalhar em conjunto, de forma breve. A primeira lição destas experiências é que, em vez de deslocar a equipa para um local, encontrar dois ou três locais para onde os membros da equipa se possam deslocar e viver nas proximidades pode ser uma solução que pode aliviar o stress e tornar o trabalho virtual ainda mais eficiente.

Desafios

Vários desafios têm-se apresentado como resultado de acordos de trabalho virtual. A solidão e o stress no trabalho à distância são um deles. Quando os membros da equipa se mudaram para os seus países de origem, tiveram de se alojar com os seus pais ou irmãos, uma vez que tinham fechado as suas próprias casas para se mudarem e trabalharem em Songdo, Coreia. Embora isto proporcionasse apoio familiar, significava também que tinham perdido o seu próprio espaço de volta à Coreia com todas as comodidades que tinham reunido. As questões relacionadas com computadores portáteis e software foram resolvidas remotamente por GCF colegas que trabalhavam em questões de TIC. Alguns países onde os membros da equipa estavam localizados têm problemas de conectividade, bem como de queda de carga de electricidade, resultando em cortes de energia durante várias horas por dia. Estar em vários fusos horários significou também que a janela de oportunidade para reuniões de equipa virtuais é limitada. Os membros da equipa tiveram de organizar o pagamento de rendas e outras obrigações financeiras assumidas na Coreia e o seu tratamento à distância tem sido um desafio porque os serviços bancários online na Coreia podem ser complicados se não se falar coreano. A capacidade de ir ao banco e processar tais transacções cara a cara já não está disponível após a transferência para as suas localidades de origem. A participação remota também tem o inconveniente de o pessoal não ser capaz de resolver rapidamente os problemas simplesmente caminhando para a secretária de outro colega GCF no mesmo edifício. Além disso, alguns membros da equipa observam que a perda de comunicação presencial e a ausência de reuniões informais durante o almoço tem impactos negativos nas relações colegiais.

Operações virtuais

Apesar destes desafios, o MIRestá a funcionar praticamente sem problemas. Estamos a processar uma queixa que recebemos. Assistimos a uma reunião da direcção GCF fazendo uma apresentação em vídeo virtualmente. O MIRtratou com sucesso os cancelamentos e adiamentos de última hora de um grande evento de capacitação que estava a organizar e de um workshop de divulgação que tinha planeado. Apanhando-nos, a equipa está a reorganizar as nossas actividades de capacitação e divulgação. Continuamos a servir a nossa função consultiva e realizámos consultas públicas sobre o nosso projecto de procedimento de retaliação através de webinars. Estamos a trabalhar no desenvolvimento de módulos de aprendizagem on-line para a formação dos mecanismos de reparação de queixas das Entidades de Acesso Directo do GCF. Os membros da equipa estão a participar remotamente no Comité de Gestão de Crise do GCF. O pessoal essencial do GCF estacionado na Coreia respondeu prontamente em linha à gestão de crises que exigem transferências bancárias de fundos e a conclusão dos procedimentos de aquisição. O uso crescente da tecnologia está a permitir à equipa MIRreduzir a sua pegada de carbono através da redução das viagens para eventos e do consumo de energia.

Sistemas que funcionam

Outra lição chave desta experiência tem sido a vantagem de ter Termos de Referência claros e procedimentos detalhados juntamente com sistemas que funcionam remotamente; isto ajudou a tornar a transição para o funcionamento virtual muito mais fácil e suave. O MIRgoza agora de Termos de Referência claros e actualizados, e de um conjunto detalhado de Procedimentos e Directrizes. Além disso, o MIRtem também um conjunto de vinte módulos de Procedimentos Operacionais de Apoio, um documento de face interna que dá ao pessoal do MIRuma orientação clara e passo a passo sobre as cinco funções do MIR. O MIRtem também sistemas de apoio em linha. Por exemplo, as nossas reclamações são geridas através de um sistema electrónico de gestão de casos (CMS) que é acessível ao pessoal e às Entidades Acreditadas remotamente. Todas as operações GCF, tais como gestão de RH e benefícios, aprovisionamento, contabilidade de despesas e pagamentos de salários, são tratadas em linha, incluindo intervenções de backend de website e armazenamento de ficheiros, podendo todas elas ser trabalhadas remotamente a partir do portátil GCF dos membros do pessoal MIR. A segurança especial em linha foi posta em prática pelo departamento de TIC do GCF, embora os acordos de trabalho à distância possam exigir medidas de segurança reforçadas. GCFO departamento de TIC do departamento liderado por Stefan Zutt fez, e continua a fazer, um trabalho incrível, apoiando e movendo a instituição na direcção certa. Felizmente, os sistemas em linha MIR's e GCF's são uma enorme ajuda na mudança de Songdo, Coreia do Sul, para funcionar praticamente a partir de múltiplos locais, e está a provar a resiliência do MIRdo GCF e também a sua adaptabilidade.

Sustentabilidade

A equipa MIRtem funcionado em conjunto de um local antes da crise da COVID-19, e como tal era uma equipa operacional na altura do surto. Este factor poderia ter-lhe permitido uma adaptação mais rápida e melhor às operações virtuais. A experiência virtual tem sido, até agora, amplamente positiva, com alguns desafios. Mas o júri ainda está fora sobre se as operações virtuais são sustentáveis ou desejáveis a longo prazo. Por exemplo, as operações virtuais a longo prazo exigirão que se permita ao pessoal deslocar-se de forma semi-permanente ou permanente para os seus países de origem. Por sua vez, isto levantará questões sobre como funcionarão os privilégios e imunidades do GCFse o pessoal se encontrasse em múltiplos locais. A supervisão e supervisão virtual do pessoal também apresenta desafios. O que esta experiência forçada do MIRvirtual provou até agora é que (a) o MIRpode operar virtualmente a partir de qualquer parte do mundo com uma conectividade decente e continuar as suas operações comerciais sem obstáculos durante curtos períodos de tempo e (b) o MIRpode funcionar eficaz e virtualmente com o mandato, procedimentos e sistemas em linha que tem actualmente em vigor. O funcionamento virtual do MIRpode ser melhorado se um grupo central do seu pessoal se encontrar na Coreia, enquanto alguns membros da equipa se encontram noutro lugar.

Conclusão

Em conclusão, pode haver um lado bom para a nuvem da COVID-19. O GCF, e mesmo o MIR, foi agora testado quanto à sua resiliência e à sua capacidade de operar virtualmente numa crise. Muitas lições foram aprendidas como instituição e estas irão manter o GCF e o MIRem boa posição no caso de crises futuras. A pandemia da COVID-19 está longe de ter terminado, mas pelo menos na Coreia do Sul, é possível ser cautelosamente optimista para uma resolução mais cedo, devido a medidas pró-activas sensatas e agressivas tomadas pelo Governo.

Artigo preparado por Lalanath de Silva